0913 748 863

0916 928 036

0912 958 536

Thực Hành 5S: Nâng Cao Hiệu Suất và Chất Lượng Công Việc

Đánh giá

5S là một phương pháp quản lý và tổ chức không gian làm việc, xuất phát từ Nhật Bản, với mục tiêu nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc. Phương pháp thực hành 5S dựa trên năm nguyên tắc cơ bản: Sàng lọc (Seiri), Sắp xếp (Seiton), Sạch sẽ (Seiso), Săn sóc (Seiketsu), và Sẵn sàng (Shitsuke). Mỗi nguyên tắc đều mang một vai trò quan trọng trong việc tạo ra một môi trường làm việc gọn gàng, ngăn nắp, đồng thời cải thiện tinh thần làm việc và tăng cường hiệu suất sản xuất.

Khái niệm về 5S

Các chữ cái của 5S
Các chữ cái của 5S

(S1) Sàng Lọc (Seiri)

Sàng lọc là bước đầu tiên và quan trọng trong quá trình 5S, tập trung vào việc loại bỏ những vật dụng không cần thiết khỏi nơi làm việc. Mục tiêu của bước này là giảm sự lãng phí và làm cho không gian làm việc trở nên gọn gàng hơn.

SEIRI – Sàng lọc
SEIRI – Sàng lọc
  • Xác định các vật dụng không cần thiết: Điều này bao gồm việc kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các công cụ, tài liệu và thiết bị trong không gian làm việc để xác định những thứ không còn cần thiết cho hoạt động hàng ngày.
  • Loại bỏ hoặc chuyển các vật dụng không cần thiết: Sau khi xác định được những vật dụng không cần thiết, chúng cần được loại bỏ hoặc chuyển ra khỏi khu vực làm việc. Điều này giúp giảm sự cản trở và tối ưu hóa không gian làm việc.
  • Lưu trữ các vật dụng cần thiết một cách hợp lý: Những vật dụng cần thiết nên được lưu trữ một cách khoa học để dễ dàng tiếp cận khi cần thiết.

(S2) Sắp Xếp (Seiton)

Sắp xếp liên quan đến việc tổ chức và bố trí các vật dụng một cách khoa học để dễ dàng sử dụng khi cần thiết. Mục tiêu của bước này là tạo ra một không gian làm việc ngăn nắp, logic và dễ tiếp cận.

Căn bếp gọn gàng
Căn bếp gọn gàng
  • Đặt các vật dụng theo thứ tự sử dụng: Các vật dụng thường xuyên sử dụng nên được đặt ở vị trí dễ tiếp cận nhất, trong khi những vật dụng ít sử dụng hơn có thể được lưu trữ ở những vị trí ít thuận tiện hơn.
  • Gắn nhãn rõ ràng các vị trí: Mỗi vị trí lưu trữ nên được gắn nhãn rõ ràng để mọi người dễ dàng nhận biết và truy cập.
  • Tạo các khu vực dành riêng cho từng loại vật dụng: Việc phân chia không gian làm việc thành các khu vực chuyên biệt cho từng loại vật dụng giúp tăng tính tổ chức và dễ dàng quản lý.

(S3) Sạch Sẽ (Seiso)

Sạch sẽ yêu cầu duy trì và bảo vệ môi trường làm việc luôn sạch sẽ. Đây là bước quan trọng để đảm bảo môi trường làm việc không chỉ ngăn nắp mà còn an toàn và vệ sinh.

Áp dụng 5S
Áp dụng 5S, bạn có thể tránh được sự xâm nhập của chuột, gián. Đồng thời có thể quản lý dễ dàng những gì cần bổ sung trong tủ đồ của gia đình mình
  • Thực hiện vệ sinh định kỳ cho khu vực làm việc: Điều này bao gồm việc lập kế hoạch vệ sinh thường xuyên và kỹ lưỡng để đảm bảo mọi khu vực đều được giữ sạch sẽ.
  • Đào tạo nhân viên về ý thức giữ gìn vệ sinh: Nhân viên cần được đào tạo và khuyến khích tham gia vào việc duy trì vệ sinh nơi làm việc.
  • Kiểm tra thường xuyên để đảm bảo khu vực làm việc luôn sạch sẽ: Các kiểm tra định kỳ giúp đảm bảo rằng mọi tiêu chuẩn vệ sinh đều được duy trì liên tục.

(S4) Săn Sóc (Seiketsu)

Săn sóc nhằm duy trì và chuẩn hóa các hoạt động đã thực hiện ở các bước trên. Bước này đảm bảo rằng các tiêu chuẩn vệ sinh và tổ chức được duy trì nhất quán và liên tục.

Hệ thống các “nhãn dán” này sẽ giúp các nhân viên nắm rõ trật tự và những lưu ý trong không gian làm việc
Hệ thống các “nhãn dán” này sẽ giúp các nhân viên nắm rõ trật tự và những lưu ý trong không gian làm việc
  • Tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc: Thiết lập các quy trình và tiêu chuẩn để đảm bảo rằng tất cả mọi người đều tuân thủ các nguyên tắc 5S.
  • Đào tạo và hướng dẫn nhân viên tuân thủ các quy định: Nhân viên cần được đào tạo liên tục về các quy định và tiêu chuẩn mới để đảm bảo việc thực hành 5S luôn được duy trì.
  • Giám sát và đánh giá thường xuyên để đảm bảo tính liên tục: Các quy trình giám sát và đánh giá giúp nhận diện và khắc phục các sai sót kịp thời, đảm bảo rằng môi trường làm việc luôn đạt chuẩn.

(S5) Sẵn Sàng (Shitsuke)

Sẵn sàng là việc tạo ra và duy trì thói quen tốt trong công việc. Đây là bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, nhằm đảm bảo rằng các nguyên tắc 5S trở thành một phần văn hóa của tổ chức.

Tính kỷ luật và tinh thần trách nhiệm sẽ tạo nên động lực cho 5S vận hành ổn định (Ảnh dẫn theo Lean Enterprise Institute)
Tính kỷ luật và tinh thần trách nhiệm sẽ tạo nên động lực cho 5S vận hành ổn định (Ảnh dẫn theo Lean Enterprise Institute)
  • Tạo thói quen tuân thủ các quy định 5S: Nhân viên cần được khuyến khích thực hiện các nguyên tắc 5S hàng ngày cho đến khi chúng trở thành thói quen.
  • Khuyến khích và động viên nhân viên thực hiện 5S: Các chương trình động viên và khen thưởng giúp thúc đẩy nhân viên thực hiện tốt hơn.
  • Cải tiến liên tục dựa trên phản hồi và đánh giá: Môi trường làm việc luôn cần được cải tiến và hoàn thiện dựa trên phản hồi của nhân viên và các đánh giá định kỳ.

5S đã trở thành một thuật ngữ chung được phổ biến và sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Khi đưa vào Việt Nam, 5S được dịch sang tiếng Việt với các cụm từ cũng bắt đầu bằng chữ S như:

Seiri: Sàng lọc

Seiton: Sắp xếp

Seiso: Sạch sẽ

Seiketsu: Săn sóc

Shitsuke: Sẵn sàng

Lợi ích của thực hành 5S

Áp dụng 5S mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

  • Tăng năng suất làm việc: Nhờ môi trường gọn gàng và ngăn nắp, nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn, giảm thời gian tìm kiếm vật dụng và tài liệu.
  • Giảm lãng phí thời gian và tài nguyên: Bằng cách loại bỏ những vật dụng không cần thiết và tổ chức không gian làm việc hợp lý, doanh nghiệp có thể giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa tài nguyên.
  • Cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ: Một môi trường làm việc sạch sẽ và ngăn nắp giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
  • Tạo môi trường làm việc an toàn và thoải mái: Việc duy trì vệ sinh và tổ chức không gian làm việc giúp giảm nguy cơ tai nạn và tạo ra môi trường làm việc an toàn, thoải mái cho nhân viên.
  • Nâng cao tinh thần làm việc và trách nhiệm của nhân viên: Khi nhân viên thấy được sự cải thiện rõ rệt từ môi trường làm việc, họ sẽ cảm thấy hài lòng và có trách nhiệm hơn với công việc của mình.

Bốn yếu tố cơ bản quyết định sự thành công của 5S:

Có sự cam kết và ủng hộ liên tục của lãnh đạo cấp cao

Điều kiện tiên quyết cho sự thành công của 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo cấp cao. Nhiệm vụ của lãnh đạo cấp cao là hình thành các cơ chế để thực hiện chương trình và chỉ định những người hỗ trợ thực hiện.

5S bắt đầu bằng giáo dục và đào tạo

Trước hết, người hỗ trợ chương trình nên tham gia vào chương trình đào tạo dành cho lãnh đạo và nên tổ chức chương trình đào tạo toàn công ty. Sau đó cần phác thảo kế hoạch dài hạn thực hiện 5S (ví dụ kế hoạch hai năm trong Phụ lục 1) và thực hiện kế hoạch đó.

Không có ai là quan sát viên trong 5S mà mọi người đều tham gia

Để áp dụng hiệu quả chương trình 5S và đạt được kết quả thực sự thì không chỉ phải hiểu mà phải áp dụng được trong thực tiễn. Do vậy chính những cán bộ điều hành và hướng dẫn 5S phải thực hiện 5S và làm gương cho mọi người tham gia. Chỉ nói miệng và chỉ tay năm ngón thì không bao giờ thành công Bí quyết thành công là tạo ra một môi trường thích hợp giúp mọi người có thể tham gia. Sau đó, nhân viên cần được khuyến khích đưa ra sáng kiến thực hiện chương trình. Nói cách khác, để đảm bảo cho sự thành công của chương trình, tổ chức nên lập kế hoạch và thực hiện với tất cả mọi người.

Lặp lại chu trình 5S để dạt được chuẩn mực cao hơn

Chương trình 5S là sự lặp lại liên tục chu trình 5S ở mức cao hơn và được thiết kế cải tiến việc quản lý. Sự nhận thức đúng đắn và phương pháp thực hiện chương trình có tính hệ thống (như vòng tròn cải tiến P-D-C-A).

10 gợi ý để thực hành 5S thành công

1/ Hai cái đầu luôn tốt hơn một cái đầu- cố gắng động não.

2/ Tìm ra các điểm không thuận tiện để cải tiến.

3/ Tìm ra các chỗ làm việc không ngăn nắp để cải tiến.

4/ Tìm ra các chỗ làm việc không an toàn để cải tiến.

5/ Tìm ra các chỗ không an toàn và chưa sạch sẽ để cải tiến.

6/ Tìm ra các điểm lãng phí để loại bỏ.

7/ Mở rộng phạm vi vệ sinh bề mặt máy móc.

8/ Chú ý nhiều hơn tới các khu vực chung bao gồm căng tin, nhà vệ sinh, vườn, hành lang ngoài và bãi đỗ xe.

9/ Chỉ ra các bằng chứng mà nhân viên cần phải tăng cường hoạt động 5S

10/ Làm cho việc thực hiện 5S của công ty trở nên trực quan dễ thấy và dễ thực hiện Trong quá trình thực hiện, hình ảnh trước, trong và sau khi làm 5S là những bằng chứng trực quan sinh động, là phương tiện hữu hiệu trong việc tạo động lực thực hiện 5S. Một chiếc máy ảnh nhỏ sẽ là công cụ đắc lực cho bạn mọi lúc, mọi nơi. Khi chụp ảnh, bạn hãy cố gắng chụp từ từ cùng một góc độ cho các lần trước và sau khi cải tiến.

Thực hành 5S

Bước 1: Lên Kế Hoạch Triển Khai 5S

Xác Định Mục Tiêu

Trước khi bắt đầu, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu khi triển khai 5S. Các mục tiêu này có thể bao gồm:

  • Tăng cường hiệu quả công việc.
  • Giảm lãng phí thời gian và tài nguyên.
  • Cải thiện môi trường làm việc.
  • Nâng cao tinh thần và trách nhiệm của nhân viên.

Thành Lập Ban 5S

Thành lập một ban 5S gồm các thành viên từ các phòng ban khác nhau trong công ty. Ban này sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch, triển khai và giám sát quá trình thực hiện 5S.

Đào Tạo Nhân Viên

Tổ chức các buổi đào tạo về 5S cho toàn bộ nhân viên để họ hiểu rõ về các nguyên tắc và lợi ích của phương pháp này. Đảm bảo rằng mọi người đều nhận thức được vai trò của mình trong việc thực hiện 5S.

Bước 2: Triển Khai 5S

Sàng Lọc (Seiri)

  • Xác định các vật dụng không cần thiết: Kiểm tra tất cả các công cụ, tài liệu và thiết bị trong không gian làm việc để xác định những thứ không còn cần thiết.
  • Loại bỏ hoặc chuyển các vật dụng không cần thiết: Loại bỏ những vật dụng không cần thiết hoặc chuyển chúng ra khỏi khu vực làm việc.

Sắp Xếp (Seiton)

  • Đặt các vật dụng theo thứ tự sử dụng: Sắp xếp các vật dụng thường xuyên sử dụng ở vị trí dễ tiếp cận.
  • Gắn nhãn rõ ràng các vị trí: Gắn nhãn cho từng vị trí để dễ dàng nhận diện và truy cập.
  • Tạo các khu vực dành riêng cho từng loại vật dụng: Phân chia không gian làm việc thành các khu vực chuyên biệt cho từng loại vật dụng.

Sạch Sẽ (Seiso)

  • Thực hiện vệ sinh định kỳ cho khu vực làm việc: Lập kế hoạch vệ sinh thường xuyên và kỹ lưỡng để đảm bảo mọi khu vực đều được giữ sạch sẽ.
  • Đào tạo nhân viên về ý thức giữ gìn vệ sinh: Nhân viên cần được đào tạo và khuyến khích tham gia vào việc duy trì vệ sinh nơi làm việc.
  • Kiểm tra thường xuyên để đảm bảo khu vực làm việc luôn sạch sẽ: Các kiểm tra định kỳ giúp đảm bảo rằng mọi tiêu chuẩn vệ sinh đều được duy trì liên tục.

Săn Sóc (Seiketsu)

  • Tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc: Thiết lập các quy trình và tiêu chuẩn để đảm bảo rằng tất cả mọi người đều tuân thủ các nguyên tắc 5S.
  • Đào tạo và hướng dẫn nhân viên tuân thủ các quy định: Nhân viên cần được đào tạo liên tục về các quy định và tiêu chuẩn mới để đảm bảo việc thực hành 5S luôn được duy trì.
  • Giám sát và đánh giá thường xuyên để đảm bảo tính liên tục: Các quy trình giám sát và đánh giá giúp nhận diện và khắc phục các sai sót kịp thời, đảm bảo rằng môi trường làm việc luôn đạt chuẩn.

Sẵn Sàng (Shitsuke)

  • Tạo thói quen tuân thủ các quy định 5S: Nhân viên cần được khuyến khích thực hiện các nguyên tắc 5S hàng ngày cho đến khi chúng trở thành thói quen.
  • Khuyến khích và động viên nhân viên thực hiện 5S: Các chương trình động viên và khen thưởng giúp thúc đẩy nhân viên thực hiện tốt hơn.
  • Cải tiến liên tục dựa trên phản hồi và đánh giá: Môi trường làm việc luôn cần được cải tiến và hoàn thiện dựa trên phản hồi của nhân viên và các đánh giá định kỳ.

Bước 3: Đánh Giá và Cải Tiến

Kiểm Tra Định Kỳ

Thực hiện các cuộc kiểm tra định kỳ để đánh giá mức độ tuân thủ và hiệu quả của việc triển khai 5S. Sử dụng các bảng kiểm tra và tiêu chí đánh giá đã được thiết lập từ trước.

Thu Thập Phản Hồi

Thu thập phản hồi từ nhân viên về quá trình thực hiện 5S. Điều này giúp nhận diện các vấn đề và cơ hội cải tiến.

Cải Tiến Liên Tục

Dựa trên các kết quả kiểm tra và phản hồi từ nhân viên, tiến hành các biện pháp cải tiến để nâng cao hiệu quả của 5S. Cải tiến liên tục là một phần quan trọng trong việc duy trì và phát triển môi trường làm việc theo tiêu chuẩn 5S.

Bước 4: Duy trì thực hiện

Duy trì việc thực hành 5S là bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng trong quy trình triển khai. Để biến việc thực hành 5S thành thói quen của mỗi nhân viên và là một phần trong văn hóa doanh nghiệp, cần tuyên dương những thành tích tốt đã đạt được và lấy đó làm động lực để duy trì việc thực hành.

Đối chiếu kết quả kỳ vọng với kết quả đạt được trong thực tế, đảm bảo các bước thực hiện 5S được thực hành đúng, đủ. Nói cách khác, việc duy trì thực hành 5S cần được thực hiện một cách sẵn sàng và tự giác, trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Quy trình 5S
Quy trình 5S

Kết Luận

Thực hành 5S không chỉ là một phương pháp quản lý mà còn là một triết lý làm việc hiệu quả. Bằng cách áp dụng 5S, doanh nghiệp không chỉ cải thiện hiệu suất công việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, từ đó đạt được thành công bền vững. Hãy bắt đầu hành trình 5S ngay hôm nay để cảm nhận sự khác biệt trong công việc hàng ngày!

Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong quá trình áp dụng 5S vào doanh nghiệp của mình. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hướng dẫn chi tiết về phương pháp này!